- Dienstleister: die natürliche oder juristische Person, mit der die Unternehmen der Menarini-Gruppe derzeit eine vertragliche oder vorvertragliche Beziehung unterhalten (Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner etc.);

- Betroffene Personen: Angestellte, Mitarbeiter und natürliche Personen, die entweder im Namen und im Auftrag des Vertragspartners handeln oder in jedem Fall mit den Unternehmen der Menarini-Gruppe aus Gründen interagieren, die mit der Verhandlung, Ausführung und Erfüllung der vertraglichen oder vorvertraglichen Beziehung zusammenhängen.

Die personenbezogenen Daten der Dienstleister und der betroffenen Personen werden von der A. Menarini GmbH, Thurgauerstrasse 36/38, 8050 Zürich, Schweiz, bearbeitet, die unter dataprivacy@menarini.ch erreichbar ist und als Datenverantwortliche ("Verantwortliche") fungiert. Der Datenschutzbeauftragte ("Data Protection Officer" oder "DPO") der Menarini-Gruppe ist unter dpo@menarini.com zu erreichen.

Die für die Bearbeitung Verantwortliche bearbeitet die folgenden personenbezogenen Daten:

- des Dienstleisters, wenn es sich um eine natürliche Person handelt: Identifizierungsdaten (Vorname, Nachname etc.), Kontaktdaten, Steuer- und Bankdaten; wenn Präsentationen per Telefonkonferenz gehalten und aufgezeichnet werden, werden auch audiovisuelle Aufzeichnungen bearbeitet.

- der betroffenen Personen: nur Daten, die im Zusammenhang mit dem bestehenden vertraglichen / vorvertraglichen Verhältnis erhoben werden und die für dessen Verhandlung, Ausführung und Erfüllung erforderlich sind, wie z.B. Identifizierungsdaten und Kontaktdaten für die geschäftliche Nutzung (z.B. Handynummer, E-Mail-Adresse, sonstige Kontaktdaten als Ansprechpartner des Vertragsverhältnisses); wenn Präsentationen per Telefonkonferenz gehalten werden und diese aufgezeichnet werden, werden auch audiovisuelle Aufzeichnungen bearbeitet.

Die Bearbeitung erfolgt anhand der Daten, die direkt von den betroffenen Personen oder vom Dienstleister bereitgestellt werden.

Falls der betroffenen Person / dem Dienstleister von der für die Bearbeitung Verantwortlichen ein elektronisches Konto zugewiesen wird (z.B. ein E-Mail-Konto), werden ausserdem Daten über Zugangs- und Aktivitätsprotokolle gesammelt, um die Sicherheit der IT-Systeme des Unternehmens, insbesondere vor Cyber-Bedrohungen, zu schützen. Die für die Bearbeitung Verantwortliche kann zusätzliche Informationen über die Bearbeitung personenbezogener Daten und die Regeln für die Nutzung solcher Konten in separaten Dokumenten / Richtlinien bereitstellen, die den betroffenen Personen / Dienstleistern, denen das Konto zugewiesen wurde, zur Verfügung gestellt werden.

Personenbezogene Daten werden nur zu Zwecken bearbeitet, die mit der Bewertung, Verhandlung, Ausführung und Erfüllung der vertraglichen oder vorvertraglichen Beziehung zusammenhängen (einschliesslich einer Due-Diligence-Prüfung), um bestimmte rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen, um sicherzustellen, dass die Dienstleister die ethischen Standards von Menarini erfüllen, oder um einen Rechtsanspruch vor Gericht zu verteidigen.

Die Rechtsgrundlagen für die oben genannten Zwecke sind, sofern erforderlich, die Erfüllung eines Vertrags oder die Vorbereitung eines Vertragsabschlusses, eine rechtliche Verpflichtung oder berechtigte Interessen.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten für die oben genannten Zwecke ist freiwillig. Werden jedoch keine personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt, ist es nicht möglich, eine vertragliche oder vorvertragliche Beziehung mit der für die Datenbearbeitung Verantwortlichen zu begründen.

Personenbezogene Daten können nur dem Personal der für die Bearbeitung Verantwortlichen zugänglich gemacht werden, das ordnungsgemäss zu ihrer Bearbeitung befugt ist, und insbesondere dem Personal der Verwaltungsorgane und anderen Personen, welche diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben bearbeiten müssen. Die personenbezogenen Daten können auch ausserhalb der Schweiz oder in Nicht-EU-Länder ("Drittländer") übermittelt werden, und zwar an: (i) Institutionen, Behörden, öffentliche Einrichtungen für deren institutionelle Zwecke; (ii) Dritte und Anbieter, die von der Verantwortlichen für die Erbringung von Dienstleistungen eingesetzt werden, die für die Verfolgung der oben genannten Zwecke erforderlich sind; (iii) Dritte im Falle von Fusionen, Übernahmen, dem Verkauf eines Geschäfts oder einer Geschäftseinheit, Audits oder anderen aussergewöhnlichen Vorgängen; (iv) die Organe und Gesellschaften der Menarini-Gruppe, die für die Ausübung der Aufsichtstätigkeiten und die Anwendung des Verhaltenskodex der Menarini-Gruppe zuständig sind; und (v) andere Unternehmen der Menarini-Gruppe für die gleichen Zwecke wie oben angegeben und / oder für Verwaltungs- und Buchhaltungszwecke auf der Grundlage berechtigter Interessen.

Die Personen, die die personenbezogenen Daten erhalten, bearbeiten sie als Verantwortliche, Auftragsdatenbearbeiter oder zur Bearbeitung autorisierte Personen für die oben genannten Zwecke und unter Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften für personenbezogene Daten.

Im Hinblick auf die mögliche Übermittlung von Daten in Drittländer sichert die für die Bearbeitung Verantwortliche zu, dass die Bearbeitung nach einer der nach geltendem Recht zulässigen Methoden erfolgt, wie z.B. die Einwilligung der betroffenen Person, der Abschluss von Standardvertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission genehmigt und vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) entsprechend ergänzt wurden, die Auswahl von Dienstleistern, die an internationalen Programmen für den freien Datenverkehr teilnehmen oder in Ländern tätig sind, die von der Europäischen Kommission und / oder dem EDÖB oder dem Schweizer Bundesrat als sicher eingestuft werden.

Personenbezogene Daten werden gemäss dem Grundsatz der Datenminimierung nur so lange aufbewahrt, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist. Die für die Bearbeitung Verantwortliche kann einige personenbezogene Daten auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses so lange speichern, wie dies zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Die Höchstdauer entspricht der allgemeinen Verjährungsfrist für vertragliche Ansprüche von 10 Jahren ab dem Zeitpunkt der Fälligkeit der Schuld.

Die betroffenen Personen können von der für die Bearbeitung Verantwortlichen jederzeit Auskunft über personenbezogene Daten, die Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten, die Einschränkung der Bearbeitung und die Übertragung in den geltenden Datenschutzgesetzen vorgesehenen Fällen verlangen. Die betroffenen Personen können gegen die Bearbeitung personenbezogener Daten Widerspruch einlegen. Die Anträge sind schriftlich an die für die Bearbeitung Verantwortliche oder an den DPO unter den oben genannten Kontaktdaten zu richten. Betroffene Personen können sich auch beim DPO oder bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (für die Schweiz der EDÖB) beschweren, wenn sie der Meinung sind, dass die Bearbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen geltende Datenschutzgesetze verstösst.